Schnittstellen
Anbindung der HR-Systeme an das CareFlex-Chemie-Portal
SOAP
Die Antworten auf Ihre Fragen waren nicht dabei? Gern hilft Ihnen unser Customer Service Center
REST
Anbindung des HR-Systems an das Portal über eine automatisierte REST-Schnittstelle.
CSV
Anbindung des HR-Systems an das Portal über CSV für manuellen oder automatisierten Dateiupload.
Alternativen
Anbindung des HR-Systems an das Portal über eine alternative Lösung.
Welche Schnittstelle ist für mein Unternehmen die beste Wahl?
Manuelle Eingabe im Unternehmens Portal
Der HR-Mitarbeiter bzw. das Servicecenter des Unternehmens kann einen Datensatz des Mitarbeiters manuell im Unternehmerportal anlegen, pflegen und HR-Vorfälle auslösen.
Automatisierter CSV Upload über Sync Tool
Das HR-System exportiert je zu verwaltendem Unternehmen eine CSV-Datei. Diese wird über ein von CareFlex zur Verfügung gestelltes Synchronisationsprogramm mehrfach verschlüsselt an das Portal übertragen. Ein manueller Eingriff ist während der Bereitstellung nicht mehr notwendig. Die Übertragung erfolgt jedoch asynchron, d. h. potenziell aufretende technische Fehler werden nachträglich an das Unternehmen zurück gemeldet.
Automatisierte REST oder SOAP Schnittstellen (empfohlen)
Das HR-System sendet vollautomatische Meldungen über eine “Live-Schnittstelle” an das Portal und erhält auch synchron Rückmeldung über z. B. technische Fehler, fehlende Daten usw. Bei vollständiger Integration dieser automatisierten Schnittstellen kann der HR-Mitarbeiter alles im HR-System verwalten und muss nicht im Unternehmerportal arbeiten.
Lösungsansätze als Erweiterung zu den Schnittstellen
Um die voll- bzw. teilautomatisierten Schnittstellen nutzen zu können, sind auf Seiten der Unternehmen diverse Voraussetzungen notwendig. Sofern die Herausforderungen nicht oder nur teilweise erfüllt werden können, bieten wir Alternativen an.
Zuerst registrieren
Voraussetzung zur Nutzung der Schnittstellen ist eine erfolgreiche Registrierung im Unternehmensportal von CareFlex Chemie. Zur Registrierung benötigen Sie je System und je zu verwaltendem Unternehmen eine CareFlex ID, welche Sie mit der Übermittlung dieser Schnittstellenbeschreibung erhalten haben.
Zur Anbindung der Kunden an die HR-Schnittstelle des CareFlex Projektes stehen drei verschiedene Schnittstellen zur Verfügung: CSV, REST und SOAP.
Für jede rechtliche Entität wird eine CareFlex-ID vergeben. Jeder HR-Vorfall muss mit der entsprechenden CareFlex-ID gemeldet werden. Innerhalb einer Meldung kann nur eine CareFlex-ID genutzt werden.
Je CareFlex ID können allerdings mehrere Pakete gemeldet werden, z. B. in 100er Blocks an HR-Vorfällen. Aus Performancegründen ist es zu empfehlen, nicht mehr als 100 HR-Vorfälle in einer Meldung zu senden.
Registrierung im Unternehmensportal
Erläuterung der HR-Geschäftsvorfälle
Stand: März 2022. Die in dieser Übersicht verwendeten Sammelbezeichnungen wie beispielsweise Mitarbeiter umfassen alle Geschlechter.
Vorfall
NEU
Neuer Mitarbeiter
Erläuterung
Neuanmeldung eines anspruchsberechtigten Mitarbeiters zum Gruppenversicherungsvertrag.
Anspruchsberechtigt sind neue Mitarbeiter, deren Arbeitsverhältnis länger als 6 Monate besteht und die Anspruch auf Entgelt oder Entgeltfortzahlung haben. Eine Anmeldung zum Gruppenversicherungsvertrag ist immer zum 1. eines Folgemonats möglich. Dies betrifft auch Auszubildende nach Übernahme (hier entfallen die 6 Monate). Freiwillig kann der Arbeitgeber den Mitarbeiter auch früher anmelden.
Vorfall
RST
Ruhendstellung des Vertrages
Erläuterung
Nach Ablauf von maximal 12 Monaten einer Eltern- oder Pflegezeit. Die 12-Monatsfrist beginnt mit Anmeldung zum Gruppenversicherungsvertrag.
Nach Ablauf von 78 Wochen bei krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit (6 Wochen Entgeltfortzahlung und 72 Wochen Krankengeldbezug). Die 72 Wochen beginnen mit der Anmeldung zum Gruppenversicherungsvertrag.
Nach Ablauf von maximal 12 Monaten einer unbezahlten Freistellung (z. B. Sabbatical). Die 12 Monate beginnen mit der Anmeldung zum Gruppenversicherungsvertrag.
Alternativ zur Ruhendstellung kann der Mitarbeiter selbst mit dem dann gültigen individuellen Beitrag privat fortführen.
Vorfall
WIK
Wiederaufnahme Entgeltzahlung
Erläuterung
Der Mitarbeiter kehrt aus der Ruhendstellung (z. B. Elternzeit > 12 Monate) zurück.
Vorfall
EVW
Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
Erläuterung
Es erfolgt eine Abmeldung aus dem Gruppenversicherungsvertrag. Der Mitarbeiter kann die Pflegezusatz versicherung ohne erneute Gesundheitsprüfung mit dem dann gültigen individuellen Beitrag privat fortführen.
Sofern der Mitarbeiter innerhalb der Chemiebranche zu einem ebenfalls an den Flächentarifvertrag Chemie gebundenen Arbeitgeber wechselt, gilt erneut die 6-monatige Wartezeit.
Vorfall
EVK
Mitarbeiter wechselt den Arbeitgeber innerhalb des Konzerns
Erläuterung
Wechselt ein Mitarbeiter von einem Unternehmen in ein anderes Unternehen des Konzerns, wird mit diesem Vorfall der Schriftverkehr des Versicherers auf ein Informationsschreiben beschränkt. Der Mitarbeiter hat keine Notwendigkeit sich neu anzumelden.
Voraussetzung: Die Personalabteilung verwaltet beide Unternehmen!
Vorfall
EVT
Mitarbeiter ist verstorben
Erläuterung
Es erfolgt eine Abmeldung aus dem Gruppenversicherungsvertrag.
Vorfall
EVR
Mitarbeiter geht in Altersrente
Erläuterung
Es erfolgt eine Abmeldung aus dem Gruppenversicherungsvertrag. Der Mitarbeiter kann die Pflegezusatzversicherung ohne erneute Gesundheitsprüfung mit dem dann gültigen individuellen Beitrag privat fortführen.
Vorfall
EVS
Wechsel des Beschäftigungsstatus
Erläuterung
Wechselt ein Tarifmitarbeiter in den Status "AT/LA" in ein Unternehmen, das diese Gruppe (AT/LA) nicht zum Gruppenversicherungsvertrag anmeldet, wird der Mitarbeiter vom Gruppenversicherungsvertrag abgemeldet. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit, den Vertrag privat mit dem dann gültigen individuellen Beitrag privat fortzuführen.
Vorfall
EVV
Mitarbeiter verzichtet auf CareFlex Chemie
Erläuterung
Mitarbeiter verzichtet auf die Teilnahme an CareFlex Chemie. Der Verzicht bezieht sich auf einen Zeitpunkt in der Zukunft. Das Datum in der Zukunft muss angegeben werden.
Vorfall
SDA
Anpassung der Stammdaten notwendig
(mit Ausnahme von Namen und Geburtsdatum)
Erläuterung
Durch einen Umzug des Mitarbeiters ändert sich dessen Wohnanschrift. Durch Wechsel des Mobilfunkanbieters, ändert sich dessen Telefonnummer und/oder die E-Mail-Adresse.
Vorfall
SDB
Anpassung des Namens notwendig
Erläuterung
Der Name des Mitarbeiters ändert sich (z. B. Heirat, Scheidung).
Vorfall
SDC
Anpassung des Geburtsdatums notwendig
Erläuterung
Aufgrund fehlerhafter Übertragung (Zahlendreher) oder bei Unleserlichkeit des Personalbogens besteht Änderungsbedarf.
Vorfall
ASP
Anderung des Datums der Anspruchsberechtigung
Erläuterung
Das Datum des Beginns der Anspruchsberechtigung zum Gruppenversicherungsvertrag ändert sich.
Beispiele
Beispiel 1
Kombination einer Adressänderung und einer Ruhestellung des Vertrages
Es müssen dafür 2 Meldungen übermittelt werden.
- RST: für die Ruhestellung
- SDA: für die Adressänderung (die Adressänderung wird nur mit dem HR-Vorfall SDA berücksichtigt)
Beispiel 2
Wechsel des Arbeitgebers innerhalb der zugehörigen Firmen (dies gilt auch für einen Wechsel innerhalb eines Unternehmens, wenn die Unternehmensbereiche unterschiedliche CareflexIDs besitzen):
Es müssen dafür 2 Meldungen übermittelt werden (von dem jeweiligen Unternehmen).
- EVW: für die Abmeldung beim ursprünglichen Unternehmen mit dessen CareflexID.
- NEU: für die Anmeldung des Mitarbeiters beim neuen Unternehmen mit dessen Careflex ID
Support
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