Odpowiedzi na najważniejsze pytania dla firm

Nie! Adres e-mail może zostać użyty jako nazwa użytkownika w portalu tylko raz. Jeśli ta sama osoba pełni funkcję administratora dla kilku firm lub identyfikatorów CareFlex, zaleca się utworzenie tzw. „adresów e-mail aliasów” przez dział IT Państwa firmy.

W przypadku podania prawidłowego adresu e-mail pracownika możliwe jest wysłanie zaproszenia e-mailowego do portalu pracowniczego CareFlex. Kwestię tę należy uzgodnić indywidualnie pod adresem kontakt@careflexchemie.de. Jeśli nie zostanie podany prawidłowy adres e-mail pracownika, odpowiedzialność za wysłanie zaproszenia spoczywa na przedsiębiorstwie.

Odpowiedzi znajdziesz na osi czasu:

Przegląd wszystkich zdarzeń kadrowych znajdziesz w tym dokumencie:

Identyfikator pracownika CareFlex jest przyznawany automatycznie przez system i nie wymaga już żadnego wprowadzania.

Tak! Zasadniczo pracownicy mogą być zgłaszani od momentu rozpoczęcia zatrudnienia. Jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się na okres karencji, datę wejścia w życie można zgłosić oddzielnie.

Prawo do świadczenia przysługuje zawsze od pierwszego dnia miesiąca następującego po zdarzeniu.

Zasadniczo dostępne są dwie opcje przesyłania danych: ręczne wprowadzanie w portalu lub za pośrednictwem interfejsów. Szczegółowe informacje można znaleźć w przewodniku decyzyjnym oraz w opisach interfejsów.

Teoretycznie istnieje rzeczywiście możliwość ręcznego wypełnienia pliku CSV. Jednak zazwyczaj plik ten jest generowany przez system kadrowy. W obu przypadkach plik CSV NIE jest jednak „przesyłany” przez firmę, lecz przekazywany do portalu za pośrednictwem specjalnego oprogramowania, które należy zainstalować.

Zasadniczo nie! W niektórych przypadkach można jednak omówić i zaproponować indywidualne rozwiązanie za pośrednictwem naszego dostawcy usług technicznych.

Ręczne wprowadzanie danych odbywa się w sekcji CRM/Pracownicy poprzez opcję „+ Utwórz nowego pracownika”. Jeśli funkcja ta nie jest dostępna, mogą to spowodować trzy przyczyny:

• Nie przypisano użytkownikowi roli „HR” lub „HR (kadra kierownicza)”, patrz również koncepcja ról w portalu firmowym.
• Podczas rejestracji wybrano opcję automatycznego przesyłania odpowiednich danych.
• Podczas rejestracji zaznaczyłeś, że Twoi pracownicy są zarządzani wyłącznie przez inną firmę.

Tak, początkowo wszyscy pracownicy są zgłaszani z oznaczeniem „NOWY”.

Szyfrowanie pliku za pomocą algorytmu AES-256 oraz przesyłanie danych przez połączenie HTTPS na porcie 443.

1. Zaloguj się do portalu firmowego. Potrzebujesz uprawnień w roli „Technika”.
2. Przejdź do CRM (1), Firma (2), Ustawienia importu danych (3)
3. Wygeneruj nowy token API, klikając odpowiedni przycisk (4). Pamiętaj, że starsze tokeny API tracą ważność po wygenerowaniu nowych.

Można wysyłać powiadomienia o zmianach w danych pracowników tak często, jak tylko chcesz. Nie ma już potrzeby wysyłania powiadomień o braku zmian. Jeśli w danym miesiącu nie nastąpiły żadne zmiany, nie musisz nic robić.

Podczas procesu rejestracji należy określić, czy zgłoszenia będą dokonywane ręcznie w portalu, czy za pośrednictwem interfejsu. Nie trzeba określać, jaki rodzaj interfejsu zostanie wybrany. Interfejs skonfiguruje się automatycznie przy pierwszym zgłoszeniu.

Token dostępu jest ważny przez 12 godzin. Dokładny okres ważności zostanie podany w odpowiedzi.

Tokeny dostępu można generować wielokrotnie, jeden po drugim. Jednak wygenerowanie nowego tokenu dostępu powoduje unieważnienie poprzednich tokenów. W związku z tym dla każdego zgłoszenia można wygenerować nowy token dostępu i nie ma potrzeby jego archiwizowania.

Zgodnie z przepisami prawnymi numer identyfikacji podatkowej nie może być wykorzystywany do tego celu.

Błędy techniczne nie są obecnie zgłaszane. Trwa tworzenie interfejsu logów, dzięki któremu będzie można później sprawdzić, czy wystąpił błąd i jaki to był błąd.

Wkrótce zostanie udostępniony interfejs REST do rejestrowania błędów. Dane będzie można również przeglądać za pośrednictwem interfejsu przeglądarkowego (Swagger-UI). 

Adres URL systemu testowego to: https://ingress-careflex-staging.n4group.eu/rest/swagger-ui/

Teoretycznie istnieje rzeczywiście możliwość ręcznego wypełnienia pliku CSV. Jednak zazwyczaj plik ten jest generowany przez system kadrowy. W obu przypadkach plik CSV NIE jest jednak „przesyłany” przez firmę, lecz przekazywany do portalu za pośrednictwem specjalnego oprogramowania, które należy zainstalować.

Zasadniczo nie! W niektórych przypadkach można jednak omówić i zaproponować indywidualne rozwiązanie za pośrednictwem naszego dostawcy usług technicznych, firmy N4.

Może to prowadzić do niespójności danych, dlatego niestety ta opcja nie jest możliwa. Późniejsza zmiana nie stanowi żadnego problemu.

Znak rozdzielający można zdefiniować, musi on jednak odpowiadać jednej z dostępnych opcji. Zalecane są średnik lub pionowa kreska. W przypadku innych znaków rozdzielających prosimy o kontakt z osobą odpowiedzialną za kwestie techniczne w Careflex w celu omówienia integracji. Znak rozdzielający musi zostać skonfigurowany jednorazowo przez administratora CareFlex na początku procesu konfiguracji.

Dla środowiska stagingowego:
careflex-staging-xfiles.de-hamburg-4.s3.xws.x-ion.de
staging.unternehmen.careflexchemie.de,
port 443

Dla środowiska produkcyjnego:
careflex-production-xfiles.de-hamburg-4.s3.xws.x-ion.de
unternehmen.careflexchemie.de,
port 443

Aby przesłać pliki, możesz skorzystać z narzędzia do synchronizacji (patrz punkt SyncTool) lub ręcznie przesłać je do portalu za pośrednictwem przeglądarki.

W tym celu zaloguj się na stronie https://api.unternehmen.careflexchemie.de/ przy użyciu swojego konta użytkownika serwisowego, a następnie wprowadź swój identyfikator Careflex oraz token API. Następnie możesz wybrać plik, który chcesz przesłać.

W przypadku powiązanych przedsiębiorstw należy bezwzględnie upewnić się, że wprowadzono prawidłowy identyfikator CareFlex przedsiębiorstwa, które ma zostać zgłoszone, ponieważ w przeciwnym razie dane zostaną przypisane do niewłaściwej firmy.

Szczegółowe wyjaśnienie znajdziesz w aktualnym opisie interfejsu CSV.

Do szyfrowania pliku wykorzystywany jest algorytm AES256, a transfer odbywa się dodatkowo przez połączenie HTTPS na porcie 443.

Program SyncTool działa wyłącznie w systemie Windows.

Musisz podać identyfikator CareFlex oraz ścieżkę do folderu, który ma być monitorowany.

Obecnie przesyłanie pliku CSV działa wyłącznie za pośrednictwem SyncTool. Nasz dostawca usług technicznych oferuje alternatywne rozwiązania w zakresie przesyłania plików.

W obecnej sytuacji nie jest to możliwe.

W tym przypadku zalecamy, abyś za pomocą Seeburger lub podobnego narzędzia zaimportował plik CSV, a następnie przesłał dane do interfejsu za pośrednictwem protokołu SOAP lub REST.

Instalację i uruchomienie programu należy przeprowadzić przy użyciu tego samego konta użytkownika systemu Windows, ponieważ w przeciwnym razie zaszyfrowane hasło nie będzie mogło zostać odszyfrowane w rejestrze systemu Windows.

Firma, z którą próbujesz się połączyć, nie istnieje lub dane logowania (Service-User/Service-User-Secret) są nieprawidłowe. Jeśli w komunikacie o błędzie widzisz, że znajdujesz się w trybie „STAGING MODE”, czy wygenerowałeś prawidłowe dane również w portalu stagingowym? Dane z systemu produkcyjnego nie mogą być wykorzystywane w systemie stagingowym i odwrotnie.

Czy utworzyłeś już token API w portalu? Należy go utworzyć „wyłącznie” na potrzeby interfejsu CSV; później nie będzie już potrzebny.

Drugą możliwością jest nieprawidłowy format niektórych pól. Typowe błędy dotyczą daty w formacie „2020-01-01” lub płci „f” zamiast „w”.

W przypadku poziomu zarządzania „True” pracownik działu kadr musi posiadać uprawnienie „HR (kadra kierownicza)”, aby móc przeglądać informacje dotyczące danego pracownika w portalu.

Czego oczekujesz w tym polu? Tylko nazwy lokalizacji czy wraz z adresem?

W zasadzie wystarczy podanie nazwy lokalizacji. Aby ustalić adres, na który należy skierować doradztwo, warto podać dodatkowo adres.

Do czego służy ta wartość?

Lokalizacja pracownika jest przede wszystkim ważna dla odpowiedzi na pytanie „Gdzie odbywa się konsultacja z pracownikiem?”. W związku z tym w przypadku pracownika, którego nie można przypisać do konkretnej lokalizacji, należy ustawić lokalizację, w której ma odbyć się konsultacja z tym pracownikiem.

Lokalizacja pracownika ma znaczenie przede wszystkim w kontekście pytania: „Gdzie odbywa się konsultacja z pracownikiem?”. W związku z tym w przypadku pracownika, którego nie można przypisać do konkretnej lokalizacji, należy wskazać lokalizację, w której ma odbyć się konsultacja z tym pracownikiem.

Chodzi tu o faktyczną datę zmiany w rekordzie danych. Na przykład: kiedy osoba wprowadzająca dane wpisała nowe nazwisko. Oczekuje się podania daty wprowadzenia zmiany.

Jeśli wartość nie zawiera daty „ważne od” i tym samym obowiązuje od momentu wprowadzenia zmiany, czy to pole również musi zostać wypełnione? (W takim razie tak samo jak „createdAt”)

Tak, to pole jest polem obowiązkowym i musi być wypełnione datą wejścia w życie, która może odpowiadać polu „createdAt”, o ile nie jest ono dostępne.